Sistem Administrasi Usaha Klinik

Bagi pegusaha klinik/bersama gak usah bingung manajemennya bagaimana, pakai saja aplikasi Klinik Si.Klinik produk kami. Kemudian tiap bagian-bagian kasih petugas entri data sebagai penanggungjawab bagian. Berikut gambaran bagian sekaligus fitur aplikasi [download tutorial]. Tersedia juga aplikasi siap pakai versi Rumah sakit dilengkapi sistem akuntansi, rawat inap, operasi, dll.

APLIKASI SOFTWARE KOMPUTER – KLINIK
KLINIK.V.11

  1. MANAJEMEN DATABASE
    • Setting Koneksi Database dari PC Clien ke PC Server: IP, Database, User, Password, Port.
    • Setting Autoback Up: durasi peinyampanan, lokasi folder, nama path backup, lama hari backup disisakan, lokasi database, empty recicled Bin, simpan manual, dll.
    • Fasilitas Impor dan Ekspor database.
  2. MANAJEMEN USER
    • Hak Akses User: Id-User, Pin, hak akses menu/fitur.
    • Form Log-In User Aplikasi: dari segala PC LAN.
    • Ganti Id User dan PIN sendiri.
  3. SETTING DATA
    • Setting Organisasi: No.legalitas, telepon/fax, homepage, email, nama direktur (pimpinan), keuangan, logo, dan background kartu id-member.
    • Daftar Alat Medis: biaya sewa per hari, dan jumlah.
    • Daftar Uji Tes Laboratorium: biaya jasa per uji lab.
    • Daftar Tindakan Keperawatan: biaya jasa per jenis perawatan.
    • Daftar Alat Penunjang Medis: biaya per pemakaian alat dan jumlah tersedia.
    • Daftar Tindakan Medis lain-lain: biaya per tindakan.
    • Daftar Layanan Jasa lain-lain non medis: biaya per satuan.
    • Daftar IDC.
    • Daftar Diskon Level Member Pasien dan Customer (apotek).
    • Setting Model Cara Perhitungan Lama Hari Inap: 1-24 jam dihitung 1 hari, atau tanggal keluar dikurangi tanggal masuk.
    • Daftar Nama Klinik (Anak, Bidan, Gigi, THT, Uumum, UGD dll) beserta Kabag.
    • Setting Tanggal Posting Gaji/Bonus.
    • Setting Kode Piutang.
    • Setting Biaya Administrasi.
    • Setting Biaya Tindakan UGD/IGD.
    • Setting Nilai Mark-Up Konsultasi Dokter.
    • Setting Nilai Mark-Up Visit Dokter.
    • Setting Data Ansuransi (Penjamin).
  4. MANAJEMEN BAGIAN GUDANG/STOK
    • Impor Data Produk: dari file Ms.Excel.
    • Penyesuaian Fisik Barang: apotek dan gudang.
    • Mutasi Produk Barang: gudang ke apotek, atau apotek ke gudang.
    • Daftar Produk:
      • Editing: tambah, edit, hapus.
      • Sorting: kode, deskripsi, jumlah, harga, grup, unit, dll.
      • Searching: potongan teks otomatis cari data kode – deskripsi dll.
      • Filter (seleksi)
      • Ekspor data terseleksi ke file Ms.Excel
      • Mutasi Apotek <> Gudang.
    • Data Produk: Kode, Barcode, Deskripsi, jenis, satuan, jumlah di apotek, jumlah di gudang, harga beli akhir, harga jual, profit, HPP, total persediaan dll.
    • Daftar Jenis Produk.
    • Daftar Satuan dan Konversi Satuan kecil / Besar.
    • Konsumsi Internal Produk:
      • Lokasi Barang: Apotek atau Gudang
      • Jumlah dan Batas Maksimal.
    • Daftar Suplayer: pencaian, edit, info saldo (hutang), dll.
    • Pembuatan Purchase Order (usulan order barang): suplayer, kode dan jumalh barang, pending (tunda sementara), proses, cetak PO, dll.
    • Laporan-laporan
      • Pemakaian Obat Per Pasien: pasien, waktu, produk, petugas (1-3)
      • Rekap Daftar Stok: produk, jumal di apotek, jumlah di gudang, harga beli, harga jual.
      • Rekap Produk Terlaris: harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
      • Kartu Stok: Produk, satuan, awal, jumlah pakai BPJS, jumlah pakai umum, jumlah beli, jumlah retur beli, jumlah jual, jumlah retur jual, jumlah penyesuaian fisik, jumlah konsumsi, sisa akhir.
      • Pembelian: filter status pembayaran, periode tanggal, user, detail atau rekapitulasi.
      • Penjualan: filter status pembayaran, periode tanggal, user, detail atau rekapitulasi.
  1. MANAJEMEN APOTEK
    • Penyesuaian Fisik Barang: apotek dan gudang.
    • Mutasi Produk Barang: gudang ke apotek, atau apotek ke gudang.
    • Daftar Produk:
      • Editing: tambah, edit, hapus.
      • Sorting: kode, deskripsi, jumlah, harga, grup, unit, dll.
      • Searching: potongan teks otomatis cari data kode – deskripsi dll.
      • Filter (seleksi)
      • Ekspor data terseleksi ke file Ms.Excel
      • Mutasi Apotek <> Gudang.
    • Data Produk: Kode, Barcode, Deskripsi, jenis, satuan, jumlah di apotek, jumlah di gudang, harga beli akhir, harga jual, profit, HPP, total persediaan dll.
    • Penjualan Langsung
      • Bisa diijinkan langsung bayar di apotek, atau bayar di kasir.
      • Bisa diijinkan tunai atau jatuh tempo.
      • Data Customer.
      • Diskon Level Customer.
      • Alokasi Kas (Kasir, Bank, dll)
      • Cetak Faktur suport Miniprinter.
      • Support Cash Drawer.
      • Support Barcode.
    • Retur Penjualan
      • Per Faktur per Jumlah Produk.
      • Bayar Uang atau Ganti Produk.
      • Alokasi Kas.
      • Potongkan Piutang.
    • Pemakaian Obat untuk Perawatan Pasien
      • Berdasarkan RM (no billing).
      • Pasien Umum dan BPJS (biaya obat bisa diedit atau kosongkan)
      • Nama Obat, jumlah, biaya, petugas (1-3)
      • Rekap Pemakaian Obat Pasien
    • Laporan-laporan
      • Pemakaian obat per pasien detail.
      • Data produk (sisa).
      • Produk terlaris : harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
      • Kartu stok.
      • Penjualan: detail atau rekap, per status pembayaran, per user, bisa diseleksi periode tanggalnya.
      • Profit penjualan apotek: periode tanggal, rekap / detail.
      • Laporan lain-lain.
  1. MANAJEMEN BAGIAN CUSTOMER SERVICE (CS)
    • Daftar Member Pasien
      • Editing: tambah, edit, hapus.
      • Status seleksi (filter): dirawat, masuk bulan ini, ada tagihan atau kelompok penjamin (asuransi).
      • Sorting: kode, deskripsi, jumlah, harga, grup, unit, dll.
      • Searching: potongan teks otomatis cari data kode – nama – alamat dll.
    • Cetak Id-Member: background bebas disetting sendiri.
    • Ekspor data terseleksi ke file Ms.Excel
    • Historis Perawatan.
    • Pendaftaran Member Pasien Baru
      • Id Member (No. RM)
      • Identitas umum: Nama, status, telepon, hp, lahir/tanggal, alamat, kota, profinsi, no. Bukti diri, golongan darah, profesi.
      • Level diskon/member.
      • Jumlah dirawat.
      • Sisa Tagihan.
      • Penjamin (asuransi)
    • Pencarian Informasi status perawatan .
      • Daftar pasien dalam perawatan.
      • Ada tagihan
      • Belum keluar
      • Masuk Hari Ini
      • Keluar Hari Ini
      • Masuk: 1 minggu, 1 bulan, dll.
      • Penjamin (asuransi).
      • Seleksi per poli atau semua.
      • Pencarian cepat: potongan nama/RM/alamat/dll.
    • Laporan-laporan, Dll.
  2. MANAJEMEN RAWAT JALAN
    • Registrasi Member Pasien: bagian CS.
    • Registrasi Perawatan (Billing Baru): Bagian Klinik atau CS.
      • Billing otomatis,
      • Tanggal masuk: defaulnya tanggal komputer
      • Tanggal keluar dan jumlah hari: autoupdate saat check-out.
      • Data pasien: auto pick-up dari daftar pasien.
      • Data penanggungjawab: editable.
      • Jenis Rawat: Jalan atau inap.
      • Klinik: pilihan (UGD, Umum, Gigi, dll) sesuai bagian klinik yang menerima pasien.
      • Dokter Utama: autoposting komisi sebagai dokter utama.
      • Anamnesis : 1-3 isian, autopickup dari tabel IDC.
      • Rujukan: asal perujuk pasien.
      • Status dan Ruang Perawatan (kelas dan lama : autoupdate dari pemilihan kamar)
      • Pihak Penjamin: pick-up dari daftar penjamin (BPJS, PT, dll)
      • Catatan lain-lain: riwayat operasi, diagnosis, kondisi keluar, dirujuk ke, catatan imunisasi, dll.
    • Info Billing (tagihan) Perawatan: Bagian Kasir.
    • Catatan Rekam Medis: dilengkapi oleh dokter atau perawat di masing-masing klinik.
    • Pemakaian Obat: bagian apotek, atau dibantu perawat bagian klinik. Untuk pasien BPJS bisa diisikan biaya obat NOL.
    • Rekap Pemakaian Obat: bagian apotek atau klinik.
    • Catatan Tindakan-tindakan: oleh bagian klinik, atau sesuai bagian yang ditunjuk. Setiap tindakan ada biaya (autoposting ke billing), dan catatan petugas. Dan bisa direkap sewaktu-waktu per kelompok bagian tindakan per perawatan. Lebih lanjut lihat penjelasan fitur tindakan-tindakan.
    • Pelunasan/cicilan Biaya Perawatan: bagian kasir. Bisa uang muka, cicilan, atau pelunasan. Otomatis terlihat sisa tagihan, dan bisa dilakukan oleh banyak user yang diberi hak sebagai kasir (sesuai kebijakan manajemen).
    • Cetak Kwitansi Pembayaran: bagian kasir. Background kwitansi bisa diubah (didisain) sewaktu-waktu oleh klien.
    • Cetak Billing (auto update): bagian kasir. Dicetak dengan daftar tindakan secara detail atau rekap dengan informasi sangat detai mulai No.RM, Identitas Pasien, nama klinik, dokter utama, uang muka, administrasi, potongan-potongan, tagihan, dll.
    • Ijin Check-Out: bagian yang ditunjuk (kasir). Ada informasi peringatan sisa tagihan (jika ada). Dan isian status keluar: kondisi, dirujuk, dll.
    • Daftar Perawatan dan pencarian status pasien terakhir: bagian klinik, keuangan/kasir, atau CS. Manfaat: misal bagian klinik akan mengijinkan pasien pulang perlu memastikan pembayaran telah lunas (statusnya diijinkan check-out).
    • Laporan-laporan: sesuai bagian yang diijinkan. Misal: rekap pasien per periode, per klinik, dll.

 

  1. MANAJEMEN PERSONALIA
    • Daftar personal: pencarian, edit, sorting, filter, dll.
    • Data personal: No.ID/NIK, PIN, identitas umum, jabatan, spesialis, biaya jasa konsultasi, total komisi (autoposting) dan saldo (autoposting).
    • Ekspor-impor File Ms.Excel.
    • Rekap dan Pendapatan Komisi : autoposting dari tindakan-tindakan dan bisa diedit. Informasi : tanggal, keterangan, nilai, referensi dan status posting.
    • Rekap Pendapatan Komisi yang sudah Diposting.
    • Pengambilan komisi: personal, deskripsi, alokasi kas, nilai pengambilan.
    • Laporan-laporan: rekap pendapatan personal, rekap keuangan personal, laporan status detail karyawan, laporan sisa komisi belum terbayar, dll.
  2. MANAJEMEN BAGIAN LAYANAN MEDIS DAN NON-MEDIS
    • Terdapat berbagai jenis layanan: tindakan, perawatan, penyewaan alat dan layanan jasa non tindakan medis.
    • Mendukung divisi bagian layanan mandiri.
    • Setiap transaksi layanan akan diautoposting biayanya ke tagihan pasien.
    • Transaksi layanan bersifat editabel, dan setelah pasien check-out akan diproteksi (diblok dari pengeditan).
    • Catatan Konsultasi dokter spesialis:
      • Berdasarkan Daftar Biaya Komisi Konsultasi Dokter per kelas.
      • Setting mark-up biaya dari standar komisi dokter.
      • Autoposting setiap konsultasi ditambahkan ke tagihan pasien.
      • Rekap konsultasi per pasien per perawatan.
    • Catatan Pemakaian Alat Medis:
      • Berdasarkan Daftar Alat Medis dan Biaya Sewa per hari.
      • Daftar Transaksi: waktu, nama alat medis, jumlah, tarif, petugas (1-3).
      • Autoposting setiap pemakaian ditambahkan ke tagihan pasien.
      • Rekap per pasien per perawatan.
    • Catatan Uji/Tes Laboratorium:
      • Berdasarkan Daftar Jenis Uji (Tes) Laboratorium dan Biayanya.
      • Daftar Transaksi: waktu, nama uji lab, jumlah, tarif, petugas (1-3).
      • Autoposting setiap pengujian ditambahkan ke tagihan pasien.
      • Rekap per pasien per perawatan.
    • Catatan Alat Penunjang Medis:
      • Berdasarkan Daftar Alat Penunjang Medis dan Biayanya.
      • Daftar Transaksi: waktu, nama alat, jumlah, tarif, petugas (1-3).
      • Autoposting setiap tindakan ditambahkan ke tagihan pasien.
      • Rekap per pasien per perawatan.
    • Tindakan Medis lain-lain:
      • Berdasarkan Daftar Jenis Tindakan Medis dan Biayanya.
      • Daftar Transaksi: waktu, nama tindakan, jumlah, tarif, petugas (1-3).
      • Autoposting setiap tindakan ditambahkan ke tagihan pasien.
      • Rekap per pasien per perawatan.
    • Layanan Jasa lain-lain non medis:
      • Berdasarkan Daftar Jenis Jasa dan Biaya satuannya.
      • Daftar Transaksi: waktu, nama jasa, jumlah, tarif, petugas (1-3).
      • Autoposting setiap tindakan ditambahkan ke tagihan pasien.
      • Rekap per pasien per perawatan.
    • Fitur ini bisa dikembangkan di kemudian hari mengikuti perkembangan layanan rumah sakit.

 

  1. MANAJEMEN KEUANGAN & AKUNTANSI (OPTION)

Bagian keuangan bisa diijinkan lebih dari satu kasir/pos, terdapat alokasi kas di setiap pos. Dan semua transaksi keuangan akan autoposting ke pos kas/bank. Alokasi kas bisa ke personal, bagian, kasir atau bank.

 

Hak akses dan kontrol fitur di bawah ini, dalam prakteknya bisa disetting untuk dilimpahkan oleh bagian lain (di luar bagian keuangan atau kasir), disesuaiakn manajemen RS yang berlaku.

 

  • Manajemen Aliran Kas : Auto posting dari transaksi Keuangan. Bisa difiler kas masuk/keluar periode hari/minggu/bulan
  • Ekspor Aliran Kas terfilter ke File Ms.Excel.
  • Penerimaan Kas Modal: dari Owner.
  • Penyetoran Kas Modal: KE Owner
  • Alokasi Antar Kas: pemindahan kas dari satu kasir ke kasir lain, kasir ke bendahara, atau kas ke bank, dst.
  • Pencatatan Pendapatan Lain-lain: bunga bank, parkir, sisa pembayaran, sumbangan-sumbaangan, dll. Bisa dicetak sesuai grup pendapatan per periode tertentu.
  • Pencatatan Biaya Lain-lain: ngamen, sumbangan, dll. Bisa dicetak sesuai grup biaya per periode tertentu.
  • Kontrol dan ceking biaya perawatan seorang pasien sebelum pelunasan atau ijin cek-out.
    • Editabel: biaya konsultasi gizi, potongan pembayaran, perawatan per hari, dll.
    • Autoposting: biaya administrasi, cicilan/pembayaran, biaya tindakan-tindakan, biaya pemakaian alat, pemakaian obat, dll.
  • Pelunasan/cicilan Biaya Perawatan: bagian kasir. Bisa uang muka, cicilan, atau pelunasan. Otomatis terlihat sisa tagihan, dan bisa dilakukan oleh banyak user yang diberi hak sebagai kasir (sesuai kebijakan manajemen).
  • Cetak Kwitansi Pembayaran: bagian kasir. Background kwitansi bisa diubah (didisain) sewaktu-waktu oleh klien.
  • Cetak Billing (auto update): bagian kasir. Dicetak dengan daftar tindakan secara detail atau rekap dengan informasi sangat detai mulai No.RM, Identitas Pasien, nama klinik, dokter utama, uang muka, administrasi, potongan-potongan, tagihan, dll.
  • Ijin Check-Out: bagian yang ditunjuk (kasir). Ada informasi peringatan sisa tagihan (jika ada). Dan isian status keluar: kondisi, dirujuk, dll.
  • Daftar Perawatan dan pencarian status pasien terakhir: bagian klinik, keuangan/kasir, atau CS. Manfaat: misal bagian klinik akan mengijinkan pasien pulang perlu memastikan pembayaran telah lunas (statusnya diijinkan check-out).
  • Penyesuaian Piutang Customer Apotek (jika ada).
  • Menerima Pelunasan Faktur Penjualan Jatuh Tempo: satu pelunasan bisa multifaktur.
  • Penyesuaian Hutang Suplayer.
  • Pembelian Produk/barang: tunai atau hatuh tempo.
  • Pembayaran PO yang dibuat bagian gudang.
  • Pelunasan Faktur Pembelian : bisa multi faktur.
  • Pendapatan Komisi Personal: autoposting dari tindakan-tindakan dan bisa diedit. Informasi : tanggal, keterangan, nilai, referensi dan status posting.
  • Penambahan Komisi Personal lain-lain.
  • Rekap Pendapatan Komisi personal yang sudah Diposting.
  • Pengambilan komisi personal: personal, deskripsi, alokasi kas, nilai pengambilan.
  • Laporan-laporan keuangan:
    • Personal: rekap pendapatan personal, rekap keuangan personal, laporan status detail karyawan, laporan sisa komisi belum terbayar, dll.
    • Customer: rekap data, pembayaran putang, dll.
    • Suplayer: rekap data, pembayaran hutang, dll.
    • Penjualan: rekap dan rinci penjualan per periode, profit per periode, dll.
    • Pembelian: rekap dan rinci per periode, dll.
    • Billing Pasien: rekap dan rinci per periode, per klinik, dll.
  • Fitur akuntansi (option, order terpisah)
    • Jurnal Umum
    • Manajemen Neraca
    • Laporan Realtime: neraca, labarugi, dan perubahan modal.

 

  1. MANAJEMEN PENJAMINAN (ASURANSI)

Perusahaan penjamin (nama asuransi) bisa ditambahkan secara bebas sesuai kebutuhan, dan saldo tagihan bersifat autoposting baik berasal dari perawatan inap atau jalan. Dan kemudian, dilengkapi penerimaan pembayaran klaim, dan bias direkap secara periodic.

 

Fitur ini bisa dikembangkan dikemudian hari untuk akses data peserta BPJS secara host-2-host  jika pihak server BPJS mengijinkan.

 

  • Manajemen Data Asuransi.
  • Ekspor data ke File Ms.Excel.
  • Seleksi lunas terbayar atau masih ada tagihan.
  • Seleksi tanggal transaksi dan pelunasan.
  • Laporan-laporan: tunggakan, terbayar, periode, dan transaksi per asuransi.
  1. SUPPORT HARDWARE

Aplikasi ini support: LAN, cash drawer (laci uang, autoopen), miniprinter, barcode, printer card-id, dll.